なぜ、メールよりもSlackなどのチャットツールを使った方がいいのか？

今回は、メールよりもSlackを使った方がいいのか？を解説します。
ビジネスのコミュニケーションツールとして、メールからSlackやその他のチャットツールへの移行が進んでいます。その背景には、チャットツールが持つ多くの利点があります。
特に、複数のプロジェクトを多くの人々と管理する場面で、その利点が際立っています。

例えば、あなたは、とあるイベント講師です。
あなたが始めてあった会社の人に、「10月につくるイベント資料のたたき台を作ってください」と、とあるイベントで立ち話で、言われたとしましょう。あなたは、この方に連絡をとるためにどのような方法をとりますか？

私なら迷いなく、Slack、チャットワークに誘導します。メールでのやりとりは、先方が希望しない限りあり得ません。メールは、アドレスを知るだけでやり取りできる便利なツールですが、情報を整理するという観点からいくととても不便なツールです。

今回の会話が、10月までのイベント単発だった時には、メールだけでいいと思いますが、
継続的に複数の依頼をする可能性があると、メールでは処理に困ります。

例えば、Slackを使った場合には、以下のように
10月締め切りの資料、11月締め切りの資料、12月締め切りの資料　とチャンネルで分けた方が、私はわかりやすいです。

これが、メールだとどのメールが、どの時期の締め切りの資料を言っているのかが、そのうち混乱することになると思います。また、Notionなどのツールを使って、各チャンネルのトピックに重要なWikiなどをはり、最新版は、ここにかならずありますよと、ルールをつけることが大事です。

Slackの利点については、以下の通りです。

1. 情報の整理が容易
メールでは、情報の整理が追いつかないことが多いです。
複数のプロジェクトやタスクを同時に進行させている場合、それぞれのプロジェクトやタスクごとに情報を整理するのは難しく、混乱を招くことがあります。
一方、Slackなどのチャットツールでは、プロジェクトやタスクごとにチャンネルを作成することができ、関連する情報やコミュニケーションを一元的に管理することができます。

2. モバイル対応で迅速なコミュニケーションが可能
現代のビジネスでは、外出中や移動中でもコミュニケーションを取ることが求められることが多いです。Slackなどのチャットツールはモバイルにも対応しており、どこからでも迅速に返信や情報共有が可能です。

3. 必要な人だけに情報を共有できる メールでは、情報を共有する際に不要な人まで情報が行き渡ってしまうことがあります。しかし、Slackなどのチャットツールでは、特定のチャンネルやダイレクトメッセージを利用して、必要な人だけに情報を共有することができます。これにより、情報の過不足を防ぎ、効率的なコミュニケーションを実現できます。

結論
プロジェクトの管理、迅速なコミュニケーション、効率的な情報共有のために、メールよりもSlackなどのチャットツールを使用することがいいと思ってます。
もちろん、単発の依頼だけならメールを選ぶこともありでしょう。ただし、時と場合により、全てがメールだけだと効率が悪い場合もありますよということは覚えておくと良いでしょう。

ここまで読んでいただいてありがとうございました。
今回は、愛媛県新居浜市IOT推進委員会のイベントの一部を抜粋しました。このイベントでは、参加者のITリテラシー向上のためのDX推進イベントを無料で行ってます。

9月はこちらからお願いします。
https://www.ticc-ehime.or.jp/news/?p=3818